Новые требования к оформлению документов: ГОСТ Р 7.0.97-2016
С 1 июля 2018 вступает в силу новый «ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
Документ касается нюансов создания организационно-распорядительных документов организации (устав, приказы, инструкции, распоряжения): оформление текста, расположение реквизитов в документах, виды бланков.
Стандарт содержит:
1. Общие требования к созданию документов
Документы могут быть в бумажном или электронном виде. Если документ состоит из более 2-х страниц, то страницы нумеруются, начиная со второй. Допускается создание документа с использованием оборотной стороны листа.
Требования к тексту документа:
- предпочтительные шрифты: Times New Roman N 13, 14; Arial N 12, 13; Verdana N 12, 13;
- абзацный отступ текста документа - 1,25 см;
- межстрочный интервал 1 - 1,5;
- выравнивание по ширине.
2. Реквизиты документа и их оформление
Новый стандарт исключил некоторые реквизиты, которые были предусмотрены прошлым стандартом (например, код организации) и добавил новые реквизиты (наименование структурного подразделения - автора документа; наименование должности лица – автора).
Каждый реквизит расписан с точки зрения правильного его оформления и расположения на листе документа.
Например, наименование структурного подразделения — автора документа, указывается под наименованием организации.
Также новые правила вводятся относительно отметки «копия верна». Согласно п. 5.26 Стандарта, отметка о заверении копии ставится под реквизитом «подпись» и содержит:
- слово «Верно»;
- наименование должности лица, заверившего копию;
- его собственноручную подпись, расшифровку;
дату заверения копии (выписки из документа).
Если копия выдается для представления в другую организацию, такая отметка дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ... за ... год») и заверяется печатью организации.
Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.
Этот порядок распространяется, в том числе на выдачу копий трудовых книжек.
Новый стандарт также дополнен разделом «Нормативные ссылки» (содержит номера и названия тех ГОСТов, с которыми связано содержание нового стандарта) и приложением «А» (образец расположения реквизитов на титульном листе документа).