Согласно пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ, к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества.
Итак, к представительским расходам относятся:
- расходы на официальный прием, обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления, поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления);
- расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
- транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и обратно;,
- буфетное обслуживание во время переговоров;
- оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
Однако к представительским затратам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.
Таким образом, закон относит к представительским расходам затраты на официальный прием, обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления сотрудничества. При этом Минфин в письме от 5 июля 2019 г. № 03-03-06/1/49848 указывает, что к представительским расходам могут быть отнесены расходы на проведение переговоров с физическими лицами, являющимися как фактическими, так и потенциальными клиентами организации.
Также Минфин отмечает, что представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период (п. 2 ст. 264 НК РФ).
